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Manual do Gestor de Serviço

Menu Principal

O Menu Principal do Gestor de Serviço foi projetado para oferecer acesso rápido a todas as funcionalidades do sistema, permitindo que você navegue e encontre o que precisa para gerenciar seus serviços. Cada item do menu foi  estruturado para atender às necessidades  da sua empresa, facilitando a integração e o uso das diversas ferramentas disponíveis.

O Menu Principal é composto pelos seguintes itens:

  1. Configuração
  2. Infraestrutura
  3. Relatórios
  4. Ordem de Serviço
  5. Movimentação

A seguir, apresentamos uma visão de cada um desses itens:

1. Configuração

O menu Configuração permite personalizar o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa. Nele, você pode ajustar parâmetros gerais, gerenciar usuários e permissões, configurar notificações e integrar outras ferramentas que complementem o Gestor de Serviço.

Funcionalidades principais:

  • Gerenciamento de Usuários: Criação e edição de perfis de usuários, atribuição de permissões e níveis de acesso.
  • Parâmetros do Sistema: Ajustes de configurações como idioma, fuso horário, formatos de data e hora.
  • Notificações: Configuração de alertas e notificações por e-mail ou dentro do sistema.
  • Serviços Oferecidos: Conexão com outros serviços oferecidos pelo Gestor de Serviço..

2. Infraestrutura

O menu Infraestrutura é essencial para o cadastro e gestão dos elementos que compõem a operação da sua empresa. Aqui, você pode organizar informações sobre turnos, setores, recursos, processos e atividades.

Funcionalidades principais:

  • Turnos: Configuração dos horários de trabalho e escalas dos colaboradores.
  • Setores: Organização dos departamentos e áreas da empresa.
  • Recursos: Cadastro de equipamentos, ferramentas e pessoal disponível.
  • Processos: Mapeamento dos processos operacionais ou produtivos.
  • Tipos de Serviços: Classificação dos serviços oferecidos.
  • Tempos das Atividades: Definição dos tempos para execução das atividades.
  • Motivos de Falta e Paradas: Registro de ausências e interrupções nos processos.
  • Checklists: Criação de listas de verificação para garantir a qualidade e conformidade.

3. Relatórios

O menu Relatórios fornece acesso a informações e análises sobre as operações da empresa. Ele permite monitorar o desempenho, identificar oportunidades de melhoria e apoiar a tomada de decisões estratégicas.

Funcionalidades principais:

  • Acompanhamento Diário: Visão geral das atividades em execução.
  • Ordens de Serviço Abertas e Finalizadas: Monitoramento do status das ordens de serviço.
  • Recursos: Análise da utilização e desempenho dos recursos.
  • Tempos das Atividades: Consulta de tempos cadastrados.
  • Movimentações: Registro detalhado das atividades e serviços executados com comparação entre tempo previsto e tempo executado.
  • Clientes: Informações sobre os clientes.
  • Paradas: Relatórios sobre as interrupções nas atividades.

4. Ordem de Serviço

O menu Ordem de Serviço centraliza a criação, gestão e acompanhamento das ordens de serviço solicitadas pelos clientes. Ele é fundamental para coordenar o fluxo de trabalho e garantir a qualidade dos serviços prestados.

Funcionalidades principais:

  • Cadastro de Clientes: Registro e atualização das informações dos clientes.
  • Cadastro de Ordens de Serviço: Criação de ordens de serviço com especificações detalhadas sobre as atividades a serem realizadas.
  • Prioridades: Atribuição de níveis de urgência às ordens de serviço.
  • Horas Extras e Faltas: Registro de horas extras e ausências.
  • Atendimento de Solicitações: Gestão de solicitações internas ou de clientes.
  • Lembretes: Agendamento de lembretes para atividades importantes.

5. Movimentação

O menu Movimentação permite controlar e registrar todas as atividades operacionais em tempo real. É uma ferramenta essencial para acompanhar as operações diárias e garantir eficiência nas atividades.

Funcionalidades principais:

  • Atividades: Registro do início e término das tarefas pelos funcionário, colaboradores ou terceirizados.
  • Solicitações: Criação e acompanhamento de solicitações a outros setores.
  • Relatórios de Atividades: Análises das atividades executadas pelo usuário atual.

Utilizando o Menu Principal

O Menu Principal foi projetado para ser intuitivo de navegar. Ao acessar o sistema, você encontrará os itens do menu dispostos de forma organizada, permitindo que:

  • Acesse as funcionalidades desejadas.
  • Navegue entre os diferentes módulos.
  • Personalize o sistema conforme as necessidades da sua empresa.

Conclusão

O Menu Principal do Gestor de Serviço é a porta de entrada para todas as funcionalidades que sua empresa precisa para gerenciar serviços com eficiência. Cada item foi pensado para oferecer as ferramentas necessárias para:

  • Otimizar atividades operacionais.
  • Melhorar a comunicação interna e com os clientes.
  • Apoiar a tomada de decisões.
  • Promover a melhoria contínua e o crescimento da empresa.

Dica: Explore cada item do menu para se familiarizar com as funcionalidades oferecidas. Utilize este manual como guia e não hesite em consultar a equipe de suporte para tirar dúvidas ou obter assistência adicional.

Menu Configuração

O Menu Configuração é uma área do Gestor de Serviço, permitindo que o administrador gerencie as informações relacionadas às contas e preferências do sistema. Este menu oferece acesso a diversas funcionalidades da sua empresa. Através dele, é possível configurar serviços oferecidos, gerenciar assinaturas, editar perfis e administrar usuários.

O Menu Configuração é composto pelos seguintes itens:

  1. Serviços Oferecidos
  2. Assinatura
  3. Perfil
  4. Usuário
 

A seguir, detalharemos cada uma dessas funcionalidades:

Como Acessar e Utilizar o Menu Configuração

  1. Acesso ao Menu: No painel principal do Gestor de Serviço, localize e clique no Menu Configuração.

  2. Navegação entre as Seções: Dentro do menu, selecione a seção desejada: Serviços Oferecidos, Assinatura, Perfil ou Usuário.

  1. Realização de Ajustes: Em cada seção, siga as instruções na tela para adicionar, editar ou remover informações conforme necessário.

  2. Salvamento de Alterações: Após realizar as alterações desejadas, não esqueça de salvar as modificações para que tenham efeito no sistema.

Considerações Importantes

  • Permissões de Acesso: Algumas funcionalidades do Menu Configuração podem estar disponíveis apenas para administradores ou usuários com permissões específicas. Certifique-se de que você possui as credenciais necessárias para realizar determinadas ações.

  • Impacto das Alterações: Alterações realizadas nas configurações podem impactar o funcionamento do sistema e a experiência de outros usuários. Tenha cautela ao modificar informações aos usuários e, se necessário, comunique as mudanças à equipe.

  • Segurança dos Dados: Mantenha as informações de acesso e dados sensíveis protegidos. Utilize senhas fortes e atualize-as regularmente.

Conclusão

O Menu Configuração é uma ferramenta que permite personalizar o Gestor de Serviço de acordo com as necessidades da sua empresa e dos usuários. Ao gerenciar os serviços oferecidos, a assinatura, o perfil e os usuários, você garante que o sistema funcione de forma alinhada aos objetivos do negócio.

Utilize este menu para:

  • Adaptar o Sistema: Personalize funcionalidades para melhor atender às demandas operacionais.
  • Gerenciar Acessos: Controle quem pode acessar e modificar informações no sistema.
  • Manter a Segurança: Assegure que os dados da empresa estejam protegidos e acessíveis apenas por pessoas autorizadas.
  • Melhorar a Experiência do Usuário: Proporcione aos colaboradores um ambiente de trabalho digital eficiente e amigável.

Dica: Revise periodicamente as configurações para garantir que estão atualizadas e refletindo as necessidades atuais da empresa. Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte, entre em contato com a equipe de atendimento do Gestor de Serviço.

 

Serviços Oferecidos

O menu Serviços Oferecido é a porta de entrada para conhecer e aderir aos serviços oferecidos pelo Gestor de Serviço. Aqui, apresentamos detalhadamente as opções disponíveis, permitindo que você escolha o serviço que melhor se adapta às necessidades da sua empresa. O objetivo é proporcionar serviços eficazes para otimizar processos, melhorar a eficiência operacional e facilitar a gestão dos serviços prestados.

Nesta seção, a empresa pode gerenciar e adicionar novas funcionalidades ao Gestor de Serviço.

Funcionalidades principais:

    • Gerenciar Serviços: Adicione novos serviços ao portfólio da empresa.

 

Benefícios:

    • Personalização do Portfólio de funcionalidades: Ao adicionar novas funcionalidades do Gestor de Serviço, a empresa se adequa com mais facilidade as mudanças do mercado. 

Assinatura

A seção Assinatura permite que a empresa gerencie o plano de assinatura do Gestor de Serviço. Aqui, é possível verificar informações sobre o plano atual, atualizar cartão de pagamento, cancelar serviços e acompanhar o histórico de pagamento.

Funcionalidades principais:

    • Informações do Plano: Visualize detalhes do plano de assinatura.
    • Gerenciamento de Pagamentos: Atualize informações de pagamento.
    • Histórico de Pagamento: Acesse as faturas anteriores para controle financeiro e contabilidade.
 

Benefícios:

    • Controle Financeiro: Mantenha o controle sobre os custos associados ao uso do sistema, facilitando o planejamento financeiro.
    • Flexibilidade: Ajuste o plano conforme o crescimento ou mudanças nas necessidades da empresa.

 

O menu Assinatura permite ao gestor visualizar e gerenciar todos os detalhes da assinatura atual da empresa. Por meio dele, é possível acessar informações claras sobre o plano ativo, incluindo os serviços oferecidos  contratados e status da assinatura. Essa funcionalidade assegura que a empresa esteja sempre operando com as ferramentas adequadas às suas necessidades, facilitando o planejamento e a gestão eficientes do plano e serviços oferecidos  contratados.

Perfil

No menu Perfil, o gestor pode criar, editar, visualizar e excluir perfis de usuários no sistema. Nesta seção, é possível definir as permissões que cada perfil terá ao acessar o sistema, garantindo que os usuários disponham apenas das funcionalidades necessárias para suas funções. Isso assegura um controle eficiente e seguro dos acessos e funcionalidades disponíveis para cada usuário.

No Perfil, o Administrador pode gerenciar o nível de acesso do usuário ao sistema. Esta seção permite criar um novo perfil de acesso, possibilitando que o sistema atenda às necessidades de cada funcionário, colaborador ou terceirizado.

Funcionalidades principais:

    • Informações do perfil: Nome do perfil e nível de acesso.
 

Benefícios:.

    • Segurança: Personalizar as informações do perfil e nível de acesso do usuário ao sistema, aumenta a segurança dos dados da empresa e permite que o usuário tenha acesso as informações relevantes da sua função.

Usuário

No menu Usuário, o gestor pode cadastrar e gerenciar as contas dos usuários que terão acesso ao sistema. Nesta seção, é possível registrar o nome do usuário, definir uma senha segura, atribuir um perfil que determina as permissões e acessos, e selecionar os recursos específicos que cada usuário pode utilizar. Isso permite um controle preciso sobre quem acessa o sistema e quais funcionalidades estão disponíveis para cada membro da equipe, garantindo segurança e eficiência operacional. Além disso, o gestor pode editar as informações dos usuários existentes, redefinir senhas quando necessário, e desativar ou excluir contas conforme as necessidades da empresa. Assim, o menu Usuário é fundamental para manter uma gestão eficiente e segura dos acessos ao sistema.

A seção Usuário é dedicada ao gerenciamento dos usuários que têm acesso ao Gestor de Serviço. Aqui, o administrador pode criar, editar e remover contas de usuário, selecionar o perfil que define as permissões do sistema, e quais os recursos o usuário pode manipular.

Funcionalidades principais:

    • Cadastro de Novos Usuários: Adicione novos usuários, permitindo que funcionários, colaboradores ou terceirizados tenham acesso ao sistema.
    • Edição de Usuários Existentes: Atualize informações de usuários, como nome, perfil, recursos e permissões.
    • Gerenciamento de Permissões: Defina qual perfil o usuário está relacionado, controlando quais menus e funcionalidades eles podem acessar.
    • Desativação ou Remoção de Usuários: Desative temporariamente ou remova permanentemente usuários que não fazem mais parte da equipe.
 

Benefícios:

    • Controle de Acesso: Assegure que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis, mantendo a confidencialidade e integridade dos dados.
    • Organização Interna: Mantenha uma estrutura clara de responsabilidades e funções dentro do sistema.

Menu Infraestrutura

O menu Infraestrutura é essencial para manter os dados organizados, proporcionando uma base sólida para as demais funcionalidades do sistema. Ao gerenciar a infraestrutura, a empresa pode:

    • Otimizar Recursos: Garantir o uso eficiente dos recursos disponíveis, evitando desperdícios e reduzindo custos operacionais.
    • Melhorar Processos: Identificar pontos de melhoria nos processos produtivos e implementar soluções para aumentar a eficiência e a qualidade.
    • Aumentar a Produtividade: Alinhar recursos, processos e pessoal de forma estratégica para maximizar a produção e atender às demandas com agilidade.
    • Assegurar Conformidade: Manter os processos e operações em conformidade com normas internas e regulamentações externas, reduzindo riscos e fortalecendo a reputação da empresa.
    • Facilitar a Tomada de Decisão: Disponibilizar informações atualizadas e confiáveis que auxiliam administradores a tomarem decisões estratégicas.
 

O menu Infraestrutura possibilita uma gestão da infraestrutura que sustenta as operações da empresa. Ele é composto pelos seguintes itens:

  1. Turno;
  2. Setor;
  3. Recursos;
  4. Processo;
  5. Tipo de Serviços;
  6. Tempo das Atividades;
  7. Motivo de Falta;
  8.  Tipo de Parada;
  9. Checklist.

Turno

Configure e gerencie o Turno de trabalho dos funcionários, colaboradores e terceirizado definindo horários, paradas, escalas e modalidades como home office. Isso assegura uma alocação eficaz de pessoal, alinhada às demandas operacionais e às regulamentações trabalhistas.

Exemplos:

    • Turno Diário: Das 8h às 17h
    • Turno Matutino: Das 6h às 12h.
    • Turno Vespertino: Das 13h às 19h.
    • Turno Noturno: Das 22h às 6h, com adicional noturno conforme legislação.
    • Trabalho Remoto (Home Office): Modalidade em que o funcionário, colaborador e terceirizado desempenha suas funções fora das instalações da empresa, utilizando recursos tecnológicos.
 

A função principal do gestor de serviços é distribuir as atividades entre os recursos que estão disponíveis conforme os turnos previamente definidos. Cada turno especifica, para cada dia da semana, o horário de início, a duração total da jornada de trabalho e os intervalos programados para pausas, como café da manhã, almoço e café da tarde. Um recurso, seja uma pessoa ou um equipamento, pode ser alocado em um ou mais turnos. O gestor de serviços permite a personalização dos turnos de acordo com as necessidades da empresa, garantindo uma distribuição realista e eficiente das atividades.

Setor

Cadastre e organize os setores da empresa. Isso facilita a comunicação interna e a coordenação entre as diferentes áreas, promovendo uma estrutura organizacional clara. Cada setor é responsável por etapas específicas do processo produtivo.

Exemplos:

    • Setor de Usinagem: Responsável por operações de corte e moldagem de peças metálicas.
    • Setor de Montagem: Onde componentes são unidos para formar o produto final.
    • Setor de Pintura: Aplicação de revestimentos e acabamentos nos produtos.
    • Setor de Qualidade: Realiza inspeções e assegura a conformidade dos produtos com os padrões estabelecidos.
 

Dentro de uma empresa, o termo setor refere-se a uma divisão ou área específica que desempenha funções particulares. Cada setor é responsável por um conjunto de atividades que contribuem para o funcionamento geral da empresa. Alguns exemplos de setores incluem Vendas, Produção, Expedição e Financeiro. Em nosso sistema, um setor agrupa recursos que executam atividade similares ou relacionadas, facilitando a organização e melhorando a eficiência.

Recursos

Gerencie os Recursos físicos e humanos disponíveis para a operação, incluindo máquinas, equipamentos, ferramentas e pessoal. O cadastro detalhado dos recursos permite otimizar sua utilização, planejar manutenções preventivas e garantir a disponibilidade necessária para as atividades. A gestão eficiente dos recursos é essencial para a produtividade e qualidade.

Exemplos:

    • Máquinas e Equipamentos: Tornos, esteiras transportadoras, robôs industriais.
    • Funcionários, Colaboradores e Terceirizados: Operadores de máquinas, técnicos de manutenção, engenheiros de produção.
 

Em uma empresa, um Recurso refere-se à capacidade de executar um conjunto específico de atividades e pode representar uma pessoa, um equipamento ou uma etapa. A principal responsabilidade do gestor de serviços é distribuir as atividades entre os recursos de forma equilibrada, ajustando dinamicamente o planejamento à medida que as atividades são concluídas.

Um recurso está vinculado a um setor e pode ter sua posição de exibição definida no gráfico de Gantt e nos relatórios. É necessário especificar o turno em que o recurso estará disponível para a distribuição de atividades, incluindo os dias da semana, os horários de início e término para cada dia, bem como as pausas que ocorrerão durante o turno.

Processo

Mapeie e gerencie os processos operacionais ou produtivos da empresa, definindo as etapas que compõem cada processo e sequenciando logicamente as atividades. Isso contribui para a padronização, melhoria contínua e facilita o treinamento de novos colaboradores.

Exemplos:

    • Processo de Soldagem: União de peças metálicas por fusão para formação de estruturas.
    • Processo de Montagem: Sequência de atividades para unir componentes e criar o produto final, como na montagem de eletrônicos ou veículos.
    • Processo de Usinagem: Transformação de matérias-primas em peças acabadas por meio de operações como corte, furação e fresagem.
    • Processo de Pintura: Aplicação de revestimentos em produtos para proteção e estética, seguindo etapas de preparação, aplicação e secagem.
    • Processo de Pasteurização: Tratamento térmico de alimentos líquidos para eliminar micro-organismos nocivos.
    • Processo de Embalagem: Atividades de envase e selagem de produtos alimentícios para conservação e distribuição.
 

Um Processo define uma ação para atingir um objetivo específico. No Gestor de Serviços, um processo pode ser executado por diferentes recursos, cada um com tempos distintos para cada turno, dependendo do tipo de serviço a ser realizado.

Por exemplo, o processo de “Pintura” pode ser executado tanto pelo recurso humano, como o pintor João, quanto por um equipamento automatizado de pintura. Neste caso, a pintura do capô representa o tipo de serviço a ser realizado. Além disso, os turnos de trabalho podem influenciar a duração total do processo, variando conforme a disponibilidade e a natureza do recurso.

Dessa forma, nosso sistema oferece flexibilidade e se adapta às necessidades específicas de cada empresa, permitindo que os processos sejam realizados tanto por colaboradores humanos quanto por máquinas ou equipamentos. Essa capacidade de definir e gerenciar processos de maneira eficiente contribui para a otimização do trabalho e um controle mais personalizado.

Tipo de Serviços

Classifique e cadastre os diferentes tipos de serviços oferecidos ou realizados pela empresa. Isso permite uma melhor organização, direcionamento das atividades e atendimento personalizado às necessidades dos clientes.

Exemplos:

    • Manutenção: Tipo de serviço para garantir que os ativos operem de forma eficiente, segura e confiável, prolongando sua vida útil e prevenindo falhas ou interrupções inesperadas.
    • Instalação: Tipo de serviço que inclui todas as etapas necessárias desde a preparação do ambiente até os testes finais, assegurando que o sistema instalado funcione conforme as especificações e necessidades do cliente.
    • Consultoria: É um tipo de serviço que fornece orientação especializada e soluções estratégicas para organizações. Envolve analisar processos, identificar problemas, propor melhorias e auxiliar na implementação de mudanças que agreguem valor ao negócio do cliente.
 

O tipo de serviço define diferentes níveis de execução para um mesmo processo. Por exemplo, imagine uma fábrica de confecção onde existe o processo de costura. O tempo para realizar este processo pode variar de acordo com o tipo de serviço, que, nesse caso, poderia ser a confecção de uma calça, camisa ou bermuda.

Outro exemplo seria uma empresa de serviços automotivos, que realiza o processo de lavagem de veículos. O tempo para executar esse processo pode ser diferente dependendo do tipo de serviço, como um carro de passeio, uma caminhonete ou um caminhão.

Em resumo, o tipo de serviço é cadastrado para cada atividade e modifica o nível de execução de um processo.

Tempo das Atividades

Gerencie o Tempo das Atividades, baseados em cronoanálises. Isso possibilita o acompanhamento da eficiência operacional, identificação de gargalos e oportunidades de melhoria, além de auxiliar no planejamento e na definição de metas.

Exemplos:

    • Inspeção Preventiva: Tempo estimado de 1 hora.
    • Conexão da tubulação: Tempo estimado de 2 horas.
    • Reunião com cliente: Tempo estimado de 1 hora.
    • Lavagem de carro: Tempo estimado de 1,5 horas.
 

O Tempo das Atividades define o tempo necessário para a execução das atividades, levando em consideração diversos fatores. Cada atividade é composta por um processo, associado a um tipo de serviço, realizado por um recurso específico durante um turno determinado. Assim, o tempo de execução pode variar de acordo com essas variáveis.

No gestor de serviços, é fundamental definir o Tempo das Atividades de maneira prévia. Isso permite a correta distribuição das atividades entre os recursos, possibilitando o cálculo preciso do tempo de entrega de cada ordem de serviço em tempo real.

Motivo de Falta

Registre e classifique o Motivo de Falta dos funcionários, colaboradores e terceirizado, como faltas justificadas, injustificadas, licenças e horas extras. Isso auxilia no controle de absenteísmo, na gestão da folha de pagamento e na implementação de ações para melhorar o engajamento da equipe.

Um motivo de falta é a razão pela qual um funcionário, colaborador, terceirizado ou equipamento fica indisponível para o trabalho em um determinado dia ou período.

Exemplos:

    • Funcionário, Colaborador e Terceirizado: Doença, compromissos legais, férias, licença paternidade ou maternidade, questões pessoais etc.
    • Equipamentos: Manutenção, defeito etc.
 

No gestor de serviços, a indicação do motivo da falta é essencial. Esse registro é necessário quando um recurso (humano ou maquinário) se torna indisponível por um determinado período, permitindo que o gestor de serviço execute corretamente a previsão da entrega das ordens de serviço, minimizando o impacto da falta.

Tipo de Parada

Identifique e registre o Tipo de Parada que causam interrupções nos processos operacionais, como manutenções, falhas técnicas ou falta de materiais. Isso permite implementar ações corretivas e preventivas para minimizar impactos na produtividade e melhorar a confiabilidade dos processos.

O tipo de parada refere-se à classificação das interrupções que ocorrem durante uma atividade dentro de uma empresa. Essas paradas podem ser programadas ou não programadas e são essenciais para a gestão do tempo, pois afetam diretamente os prazos de entrega.

Exemplos:

    • Manutenção preventiva ou corretiva de equipamentos
    • Interrupções devido à falta de materiais.
    • Paradas ocasionadas por problemas técnicos ou emergências.
 

O registro adequado das paradas é crucial para minimizar seus impactos e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos.

Checklist

Utilize ferramentas de Checklist para verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços, incluindo formulários de controle de qualidade e auditorias. Isso assegura o cumprimento dos padrões estabelecidos, facilita a detecção de não conformidades e promove a melhoria contínua.

O Checklist  fornece verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços conforme exemplos abaixo:

  • Criar lista de verificação personalizadas.
  • Associar checklists às atividades dentro de uma ordem de serviço.
  • Implementação de ações corretivas a partir dos resultados.

 

Menu Relatórios

O Menu Relatórios é uma ferramenta essencial no Gestor de Serviço, proporcionando aos gestores, administradores, funcionários, colaboradores e terceirizados acesso a informações detalhadas e análises aprofundadas sobre as operações da empresa. Este menu permite monitorar o desempenho, identificar oportunidades de melhoria e apoiar a tomada de decisões estratégicas com base em dados precisos.

O menu Relatório é composto por diversos submenus que abrangem diferentes aspectos das operações da empresa. A seguir, apresentamos as principais funcionalidades e benefícios de cada um:

    • Acompanhamento Diário;
    • Ordens de Serviço Aberta;
    • Ordens de Serviço Finalizada;
    • Recursos;
    • Tempo das Atividades;
    • Movimentações;
    • Clientes;
    • Paradas.
 

O Menu Relatórios do Gestor de Serviço  fornece uma visão abrangente e detalhada das operações, os relatórios permitem:

    • Aprimorar a Eficiência Operacional: Identificando e eliminando ineficiências nos processos.
    • Aumentar a Competitividade: Utilizando insights para inovar e oferecer serviços de excelência.
    • Alinhar a Equipe aos Objetivos Estratégicos: Garantindo que todos estejam cientes dos indicadores-chave de desempenho.
    • Promover a Melhoria Contínua: Estabelecendo uma cultura de análise e otimização constante.
 

O uso consistente e estratégico do Menu Relatórios contribui significativamente para o sucesso e crescimento sustentável da empresa, fortalecendo sua posição no mercado e aumentando a satisfação dos clientes.

Acompanhamento Diário

O Relatório de Acompanhamento Diário está dividido em três partes principais:

1. Serviços em Execução

Nesta seção, você pode monitorar em tempo real todas as atividades que estão em andamento. As informações apresentadas incluem:

    • Cronômetro Regressivo: Indica o tempo restante para a conclusão de cada atividade. Caso o tempo se esgote, o cronômetro passa a contabilizar o tempo de atraso.
    • Recurso Ativo: Mostra qual recurso (pessoa, equipe ou equipamento) está executando a atividade.
    • Usuário Responsável: Identifica o usuário que iniciou a atividade do serviço no recurso.
    • Cliente Solicitante: Indica o cliente que solicitou o serviço.
2. Serviços em Aberto

Esta seção exibe todas as ordens de serviço pendentes na empresa. É importante notar que uma ordem de serviço pode conter várias atividades. Para cada ordem, o sistema apresenta:

    • Data de Entrega Programada: A data inicialmente combinada com o cliente para a conclusão do serviço.
    • Data de Entrega Prevista: Uma data atualizada dinamicamente pelo sistema, levando em conta eventuais atrasos ou adiantamentos nas atividades.
    • Dias de Atraso: Exibido em dias, horas e minutos, indicando o quanto a ordem está atrasada em relação à data acordada.
3. Serviços Parados

Nesta seção são listados todos os serviços que estão interrompidos por algum motivo no sistema. As informações incluem:

    • Descrição do Motivo de Parada: Especifica a razão pela qual o serviço foi paralisado.
    • Dias Parados: Indica há quantos dias o serviço está interrompido.

Benefícios do Relatório:

O Relatório de Acompanhamento Diário oferece ao administrador uma visão completa do andamento de todas as ordens de serviço no sistema, permitindo:

    • Monitoramento Eficiente: Identificar quais recursos estão em operação e quais estão parados; Entender os motivos das interrupções nos serviços.

  • Comunicação Aprimorada: Utilizar a filtragem por nome do cliente para obter feedbacks mais ágeis e precisos; Facilitar a comunicação com os clientes sobre o status de seus serviços.

  • Gestão Proativa: Analisar em tempo real os atrasos nas atividades e ordens de serviço; Agir rapidamente para cobrar justificativas dos funcionários e implementar soluções; Ajustar cronogramas e redistribuir recursos conforme necessário para garantir o cumprimento dos prazos.

Ao fornecer informações atualizadas e detalhadas, o Relatório de Acompanhamento Diário é uma ferramenta indispensável para garantir a eficiência no gerenciamento das atividades, melhorar a produtividade e assegurar a satisfação dos clientes através do cumprimento dos prazos estabelecidos.

Ordens de Serviço Abertas

O Relatório de Ordens de Serviço Abertas oferece uma visão de todas as atividades pendentes nas ordens de serviço em andamento. Para cada atividade, o relatório apresenta informações, tais como:

    • Cliente: O nome do cliente associado à ordem de serviço.
    • Recurso: O recurso (pessoa ou equipamento) designado para executar a atividade.
    • Data de Término: A data de conclusão combinada com o cliente.
    • Data de Conclusão: A data prevista pelo Gestor de Serviço para a finalização da atividade.
 

O status de cada atividade define:

    • Prevista: A atividade ainda não está disponível para execução, mas o sistema já calculou uma previsão de início.
    • Em Espera: A atividade está pronta para ser executada pelo recurso, mas ainda não foi iniciada pelo funcionário responsável.
    • Em Execução: A atividade está sendo realizada no momento.
 

Além disso, o relatório permite funcionalidades avançadas de filtragem e análise:

    • Filtragem por Cliente ou Usuário: Possibilita focalizar em ordens de serviço relacionadas a um cliente específico ou visualizar as atividades atribuídas a um determinado usuário.
    • Análise por Setor: Ao selecionar as abas superiores, é possível segmentar as atividades por setor, facilitando a consulta detalhada de cada área da empresa.
 

O Relatório de Ordens de Serviço Abertas é uma ferramenta para a gestão das atividades em andamento. Ele proporciona uma visão do status das ordens de serviço e facilita a comunicação com os clientes, mas também permite intervenções pontuais, possibilitando que o administrador:

    • Ajuste Cronogramas: Reprograme atividades para cumprir prazos e atender às expectativas dos clientes.
    • Redistribua Recursos: Realoque funcionários ou equipamentos para otimizar a carga de trabalho e aumentar a eficiência.
    • Garanta o Cumprimento de Prazos: Tome medidas proativas para assegurar que as tarefas sejam concluídas dentro dos prazos estipulados.
 

Em suma, o Relatório de Ordens de Serviço Abertas é essencial para o controle das operações, contribuindo para a melhoria da eficiência operacional e a satisfação dos clientes.

Ordens de Serviço Finalizadas

O relatório Ordens de Serviço Finalizadas apresenta, dentro de um intervalo de datas especificado, todas as ordens de serviço que foram concluídas. Ele fornece informações, tais como:


    • Cliente: Nome do cliente para o qual o serviço foi realizado.
    • Data de Entrega Programada: Data inicialmente prevista para a conclusão do serviço.
    • Data de Entrega Real: Data em que o serviço foi efetivamente concluído.
    • Tempo Previsto para Execução: Estimativa de tempo planejada para a realização do serviço.
    • Tempo Efetivamente Realizado: Tempo real gasto na execução do serviço.
    • Número de Dias de Atraso: Quantidade de dias em que a entrega ultrapassou a data programada, se houver atraso.
 

Este relatório permite uma análise detalhada do desempenho operacional, facilitando a identificação de atrasos, a avaliação da eficiência na execução das ordens de serviço e o aprimoramento dos processos internos.

O Relatório de Ordens de Serviço Finalizadas é uma ferramenta para a avaliação do desempenho operacional da empresa. Ele possibilita a análise do histórico de produção, ajudando a identificar padrões de atrasos, desvios entre o tempo planejado e o tempo realizado. Ao cruzar essas informações, o gestor pode tomar decisões mais embasadas, melhorar a eficiência e garantir maior satisfação dos clientes ao assegurar a pontualidade nas entregas.

Recursos

O Relatório de Recursos é uma ferramenta de análise dos recursos no Gestor de Serviço. Ele permite analisar, dentro de um período determinado, quantos serviços foram realizados por cada recurso—sejam pessoas, setores ou equipamentos—e quantas horas cada recurso esteve disponível. Essa análise considera fatores como turnos de trabalho, paradas programadas e não programadas, faltas e horas extras.

O relatório apresenta dois indicadores-chave:

    • Tempo de Ciclo: Baseado na cronoanálise, representa o tempo esperado para a execução das atividades.
    • Tempo de Processamento: Corresponde ao tempo total em que o recurso esteve efetivamente executando as atividades.

 

A partir desses dados, é possível calcular: 

    • Percentual de Utilização do Recurso: Indica quanto do tempo disponível foi efetivamente alocado para o trabalho produtivo.
    • Eficiência do Recurso: Obtida comparando o tempo de ciclo estimado com o tempo de processamento real, fornecendo a eficiência de cada recurso.
 

O Relatório de Recursos é essencial para analisar a utilização dos recursos da empresa. Ele oferece métricas claras de uso e eficiência, permitindo que o gestor:

    • Faça Ajustes Estratégicos: Melhore a alocação de recursos com base em dados concretos.
    • Reduza Ineficiências: Identifique e elimine gargalos ou desperdícios nos processos.
    • Aumente a Produtividade: Potencialize o desempenho dos recursos, elevando a produtividade geral da empresa.
 

Ao fornecer insights detalhados sobre o desempenho e a utilização dos recursos, este relatório capacita os gestores a tomar decisões informadas que contribuem para o sucesso e a competitividade da organização.

Tempo das Atividades

O Relatório de Tempo das Atividades apresenta todos os tempos cadastrados no Gestor de Serviços, permitindo uma consulta dos dados. Este relatório é uma ferramenta para analisar os tempos associados a cada atividade, fornecendo insights valiosos para a gestão eficiente dos processos.

Funcionalidades de Filtragem:

O relatório oferece opções de filtragem, possibilitando segmentar as informações de acordo com as seguintes categorias:

    • Turno: Filtre os tempos por turnos de trabalho (matutino, vespertino, noturno), facilitando a análise do desempenho em diferentes períodos do dia.

    • Processo: Selecione processos específicos para visualizar os tempos associados, permitindo identificar padrões e oportunidades de melhoria em etapas particulares.

    • Tipo de Serviço: Filtre por tipos de serviço, como manutenção, instalação ou consultoria, para avaliar a eficiência e o tempo dedicado a cada categoria de serviço.

    • Recurso: Visualize os tempos relacionados a recursos específicos, sejam eles colaboradores, equipes ou equipamentos, possibilitando uma análise detalhada da alocação de tempo e desempenho de cada recurso.

Benefícios do Relatório:

    • Análise Detalhada: O nível de detalhamento oferecido facilita a compreensão dos tempos associados a cada atividade, permitindo identificar desvios entre o tempo planejado e o tempo real.

    • Personalização: A capacidade de filtrar informações de acordo com critérios específicos fornece uma visão segmentada dos dados, adaptada às necessidades da gestão.

    • Tomada de Decisão Informada: Com acesso a dados precisos e detalhados, os gestores podem tomar decisões mais assertivas para otimizar processos, ajustar cronogramas e melhorar a eficiência operacional.

    • Otimização de Recursos: A análise dos tempos permite identificar áreas onde os recursos podem estar subutilizados ou sobrecarregados, facilitando a redistribuição estratégica para maximizar a produtividade.

O Relatório de Tempo das Atividades é, portanto, uma ferramenta essencial para o monitoramento e a gestão eficaz dos tempos operacionais. Ao proporcionar uma visão dos tempos envolvidos em cada atividade, ele contribui para o aprimoramento dos processos internos, a redução de ineficiências e o aumento da competitividade da empresa.

Movimentações

O Relatório de Movimentações registra um histórico de todas as atividades executadas no Gestor de Serviço. Ele fornece informações precisas sobre:

    • Quem realizou cada atividade: Identifica o colaborador ou usuário responsável pela execução.
    • Recurso utilizado: Especifica em qual recurso (pessoa, setor ou equipamento) a atividade foi realizada.
    • Momento de início e término: Registra os horários exatos de início e conclusão de cada atividade.
    • Comparação entre tempo previsto e tempo real: Permite analisar a eficiência ao confrontar o tempo planejado para a atividade com o tempo efetivamente gasto.
 

Esse histórico oferece uma visão de tudo o que ocorreu durante a execução das atividades na empresa, possibilitando uma análise das operações em um determinado intervalo de tempo.

O Relatório de Movimentações é uma ferramenta para o acompanhamento e auditoria dos processos internos. Ao fornecer um registro completo das atividades, ele facilita:

    • Análise de desempenho: Avaliação da eficiência dos colaboradores e dos processos executados.
    • Identificação de desvios: Detecção de diferenças entre o planejado e o realizado, permitindo ações corretivas.
    • Tomada de decisões embasadas: Fornece dados concretos para que o gestor possa ajustar estratégias e processos operacionais.
    • Correção de falhas operacionais: Auxilia na identificação e resolução de problemas que impactam a produtividade.
    • Melhoria contínua da eficiência: Contribui para o aperfeiçoamento constante dos recursos, sejam eles pessoas, setores ou equipamentos.
 

Com esses dados em mãos, o gestor pode tomar decisões mais informadas, corrigir falhas operacionais e aprimorar continuamente a eficiência dos recursos da empresa. O Relatório de Movimentações é, portanto, essencial para garantir a eficácia na gestão das atividades e o cumprimento dos objetivos organizacionais.

Clientes

O Relatório de Clientes apresenta uma lista de todos os clientes da empresa que realizaram o serviço em um intervalo de data. Este relatório oferece funcionalidades de filtragem, permitindo organizar as informações com base em diversos critérios, incluindo a data de entrega das ordens de serviço associadas a cada cliente.

Com essas funcionalidades, o Relatório de Clientes é uma ferramenta poderosa para:


    • Segmentação de Clientes: Identificar segmentos específicos com base em critérios como frequência de serviços, volume de negócios ou datas de interação.
    • Planejamento Estratégico: Desenvolver estratégias de retenção, identificar oportunidades de vendas adicionais e personalizar ofertas conforme o perfil de cada cliente.
    • Melhoria do Atendimento: Monitorar a satisfação dos clientes e implementar ações para aprimorar o relacionamento e a qualidade dos serviços prestados.
 

Ao oferecer uma visão dos clientes, o Relatório de Clientes contribui para fortalecer o relacionamento com a base de clientes, aumentar a fidelização e impulsionar o crescimento sustentável da empresa.

Paradas

O Relatório de Paradas apresenta um registro de todas as atividades que sofreram interrupções por diversos motivos, como falhas em equipamentos, manutenções programadas ou não programadas, e ausências de funcionários devido a consultas médicas ou odontológicas. Para cada interrupção, o relatório disponibiliza informações essenciais, tais como:

    • Data e Hora de Início e Término da Parada: Permite compreender a duração exata de cada interrupção.
    • Motivo da Parada: Especifica a razão pela qual a atividade foi interrompida, como manutenção emergencial, falta de matéria-prima ou ausência de pessoal.
    • Usuário que Registrou a Parada: Identifica quem realizou o registro, facilitando o acompanhamento e a comunicação interna.
    • Cliente Associado ao Serviço: Indica qual cliente foi impactado pela interrupção, permitindo uma gestão mais eficaz do relacionamento e comunicação com o cliente.
 

Esse nível de detalhamento possibilita uma análise das interrupções nas operações, permitindo identificar padrões e causas recorrentes de paradas. Com essas informações, a empresa pode implementar ações corretivas e preventivas para minimizar futuras interrupções. Por exemplo:

    • Melhoria na Manutenção de Equipamentos: Identificar equipamentos que frequentemente causam paradas pode levar à revisão de planos de manutenção preventiva ou à substituição de máquinas obsoletas.
    • Gestão de Ausências de Funcionários: Monitorar as ausências permite ajustar escalas de trabalho, planejar substituições e oferecer programas de saúde ocupacional para reduzir faltas.
    • Otimização de Processos Operacionais: Analisar interrupções causadas por processos internos pode revelar a necessidade de treinamentos adicionais ou revisões nos procedimentos operacionais padrão.
 

O Relatório de Paradas é, portanto, uma ferramenta essencial para a gestão eficiente das operações. Ao fornecer dados precisos sobre as interrupções, ele contribui para:

    • Aumento da Produtividade: Reduzindo o tempo de inatividade e melhorando a utilização dos recursos.
    • Melhoria da Qualidade do Serviço: Minimiza o impacto das paradas nos clientes, aumentando a satisfação e a confiança nos serviços prestados.
    • Tomada de Decisão Informada: Fornece uma base sólida de informações para que gestores possam planejar e implementar melhorias contínuas.
 

Utilizar este relatório permite que a empresa seja proativa na identificação e resolução de problemas, promovendo a eficiência operacional e fortalecendo sua posição no mercado.

Menu Ordem de Serviço

O menu Ordem de Serviço é uma ferramenta central no sistema Gestor de Serviço, destinada a gerenciar de forma eficiente todas as atividades relacionadas às ordens de serviço, desde o cadastro, acompanhamento e conclusão. Este menu é essencial para coordenar o fluxo de trabalho, garantir a qualidade dos serviços prestados e atender às demandas dos clientes com eficácia e pontualidade.

Funcionalidades Principais:

    • Clientes: Permite registrar novos clientes, atualizar informações existentes e manter um banco de dados completo com detalhes de contato e preferências.
    • Ordens de Serviço: Emita novas ordens de serviço com especificações detalhadas, incluindo descrição do serviço, prazos, recursos necessários e instruções especiais; Monitore o status de cada ordem (aberta, em andamento, concluída), visualize o progresso e acesse informações atualizadas em tempo real.
    • Prioridade: Ordene as prioridades das ordens de serviço, garantindo que as tarefas mais críticas sejam atendidas primeiro; Ajuste as prioridades conforme surgem novas demandas ou mudanças nos requisitos dos clientes.
    • Hora Extra ou Falta: Controle as horas extras trabalhadas pelos funcionários, colaboradores e terceirizados; Registre ausências e justificativas, permitindo ajustes nos cronogramas e realocação de recursos quando necessário; Visualize como horas extras e faltas afetam os prazos das ordens de serviço e tome medidas proativas para manter o cronograma.
    • Atender Solicitações: Gerencie solicitações de serviços recebidos de clientes ou setores internos, registrando todas as informações necessárias; Analise a viabilidade, recursos disponíveis e prazos antes de aprovar e converter solicitações em ordens de serviço formais; Mantenha uma comunicação eficaz com os solicitantes, informando sobre o status das solicitações e quaisquer necessidades adicionais.
    • Lembretes: Agende lembretes para atividades importantes, prazos críticos ou reuniões relacionadas às ordens de serviço; Receba alertas dentro do sistema, garantindo que nenhuma tarefa seja esquecida; Visualize todos os lembretes ativos e conclua as tarefas associadas de forma eficiente.

Benefícios do Menu Ordem de Serviço:

    • Organização e Centralização: Todas as informações relacionadas às ordens de serviço estão concentradas em um único menu, facilitando o acesso e a gestão dos dados.

    • Eficiência Operacional: Automatiza processos manuais, reduz erros e acelera o fluxo de trabalho, permitindo que a equipe se concentre em atividades de maior valor agregado.

    • Melhoria na Comunicação: Proporciona uma comunicação clara e transparente entre a equipe interna e os clientes, melhorando o atendimento e a satisfação.

    • Visibilidade e Controle: Oferece uma visão abrangente do status das ordens de serviço, permitindo o monitoramento em tempo real e a tomada de decisões informadas.

    • Flexibilidade e Adaptabilidade: Permite ajustes rápidos em prioridades, alocação de recursos e cronogramas, respondendo eficientemente a mudanças nas demandas dos clientes ou condições operacionais.

Ao utilizar plenamente as funcionalidades do menu Ordem de Serviço, a empresa fortalece sua capacidade de atender às necessidades dos clientes, manter operações eficientes e alcançar sucesso contínuo no mercado.

Clientes

No Menu Cadastro de Cliente, você pode registrar novos clientes e atualizar as informações dos clientes existentes. O cadastro é fundamental para gerenciar as Ordens de Serviço e manter um relacionamento sólido com os clientes. A seguir, são apresentados os campos que devem ser preenchidos ao cadastrar um cliente, juntamente com suas respectivas descrições:

    • Nome: Insira o nome completo ou a razão social do cliente. Este é um campo obrigatório, pois identifica o cliente no sistema.

    • Observação: Utilize este campo para adicionar informações adicionais ou observações relevantes sobre o cliente, como preferências, histórico de atendimento ou qualquer detalhe que seja importante para a equipe.

    • E-mail: Informe o endereço de e-mail do cliente para facilitar a comunicação, envio de ordens de serviço, faturas ou notificações.

    • Telefone: Insira o número de telefone para contato direto com o cliente, seja para esclarecimentos, agendamentos ou suporte.

    • Prioridade: Defina a prioridade atribuída ao cliente. Esta prioridade é utilizada para determinar a ordem de atendimento quando houver conflitos entre Ordens de Serviço com prioridades iguais. A prioridade do cliente pode variar, por exemplo, de 1 (mais alta) a 5 (mais baixa).

    • Cor: Escolha uma cor para representar visualmente o cliente nos relatórios e gráficos, como o gráfico de Gantt. Isso facilita a identificação rápida das atividades relacionadas a cada cliente.

    • Endereço:

      • CEP: Informe o Código de Endereçamento Postal do cliente para facilitar a localização e possíveis serviços logísticos.
      • Estado: Selecione o estado (UF) onde o cliente está localizado.
      • Cidade: Indique a cidade do cliente.
      • Bairro: Informe o bairro.
      • Rua: Especifique o nome da rua ou avenida.
      • Número: Indique o número do endereço.
      • Complemento: Utilize este campo para adicionar detalhes complementares ao endereço, como apartamento, sala, bloco ou referências.

 

Ao preencher todos os campos acima, você garante que o cadastro do cliente está completo e atualizado, permitindo que a equipe tenha acesso a todas as informações necessárias para um atendimento eficiente e personalizado.

Além disso, manter um cadastro de clientes bem organizado contribui para:

  • Melhor Comunicação: Facilita o contato com o cliente para informações sobre Ordens de Serviço, agendamentos e feedback.

  • Gestão de Prioridades: A prioridade definida para o cliente ajuda na alocação de recursos e planejamento das atividades, especialmente quando há conflitos de agenda ou disponibilidade.

  • Análise e Relatórios: Dados precisos permitem gerar relatórios mais completos, auxiliando na tomada de decisões estratégicas e no acompanhamento do relacionamento com o cliente.

  •  

Ordens de Serviço

O Menu Ordens de Serviço é uma parte fundamental do sistema Gestor de Serviço, responsável por centralizar a criação, gestão e acompanhamento das ordens de serviço solicitadas pelos clientes. Este menu permite registrar todas as informações necessárias para a execução eficiente dos serviços, garantindo organização, cumprimento de prazos e satisfação do cliente.

Principais Campos e Funcionalidades:

    • Descrição: Forneça detalhes específicos sobre o serviço a ser executado. Este campo permite incluir informações técnicas, requisitos especiais ou instruções importantes para a equipe
    • Quantidade: Indique o número de unidades ou a quantidade de serviços que serão realizados. Este campo é essencial para dimensionar o esforço e recursos necessários. Este campo serve como multiplicador do tempo das atividades.
    • Data de Entrega: Defina a data acordada com o cliente para a conclusão do serviço. Esta informação é crucial para o planejamento e monitoramento do cumprimento dos prazos.
    • Cliente: Selecione o cliente que solicitou o serviço. O sistema puxa os dados previamente cadastrados, assegurando que todas as informações de contato e prioridade estejam associadas à ordem de serviço. É possível selecionar mais de um cliente por ordem de serviço. 
    • Observação: Utilize este espaço para adicionar comentários gerais da ordem de serviço, especificações ou qualquer informação relevante que não tenha sido contemplada nos outros campos.
    • Programar: Quando marcada, esta função reservar o tempo necessário para execução das atividades relacionadas à ordem de serviço. Quando não estiver marcada, o sistema não aloca o tempo da ordem de serviço para execução.  
    • Executar: Quando marcado,  permite que os recursos executem as atividades desta ordem de serviço. Quando não estiver marcado, os recursos não conseguiram visualizar as atividades desta ordem de serviço.
    • Atividades:  Cada atividade é composta por um processo, associado a um tipo de serviço, realizado por um recurso específico durante um turno determinado. Assim, o tempo de execução pode variar de acordo com essas variáveis. Ao selecionar uma atividade dentro de uma ordem de serviço, estamos determinando quais recursos e o tempo que esta atividade levará dentro do sistema.
    • Selecione o grupo a ser cadastrado: Definir a sequencia de execução das atividades internas a um grupo ou entre os grupos, determinando a sequencia do grupo e das atividades. Este processo permite determinar se as atividades são executadas sequencialmente ou em paralelo. 
    • Sequencia do Grupo: Indica a sequencia de execução do grupo dentro da ordem de serviço.
    • Sequência da Atividade: Define a ordem de execução das atividades dentro do grupo (Obs: dentro do mesmo grupo não há paralelismo).
    • Comentário da Atividade: Campo para adicionar observações específicas sobre a atividade, como comentários, instruções especiais ou notas importantes.
 

Processo de Utilização da Ordens de Serviço:

Criar uma Nova Ordem de Serviço:

    • Acesse o menu Ordens de Serviço e selecione a opção para criar uma nova ordem.
    • Preencha os campos Descrição, Quantidade, Data de Entrega, Cliente e Observação.
 

Programar Atividades:

    • Marque a opção Programar para reservar o tempo de execução das atividades relacionadas à ordem de serviço.
    • Se necessário, adicione a atividade para um grupo específico para determinar a sequencia de execução.
 

Escolher Grupo(s):

    • Selecione um grupo;
    • Organize as atividades dentro dos grupos para determinar a sequencia de execução.
 

Executar a Ordem de Serviço:

    • Clique em Executar para que os recursos executem a ordem de serviço.
    • Os recursos serão notificados e poderão começar a trabalhar nas atividades atribuídas.
 

Acompanhar e Gerenciar:

    • Utilize o sistema para monitorar o progresso das atividades.
    • Faça ajustes na ordem de serviço conforme necessidade e reprogramação da ordem de serviço.
 

Benefícios do Menu Ordens de Serviço:

    • Organização Centralizada: Todas as informações relacionadas às ordens de serviço estão reunidas em um único lugar, facilitando o acesso e a gestão.
    • Planejamento Eficiente: A função de programação permite um planejamento detalhado, garantindo que os recursos estejam disponíveis quando necessários e que os prazos sejam cumpridos.
    • Flexibilidade e Adaptabilidade: O sistema permite a criação e personalização de grupos e atividades, adaptando-se às necessidades específicas de cada projeto ou cliente.
    • Comunicação Aprimorada: Campos como Observação e Comentário melhoram a comunicação interna, assegurando que todos os envolvidos tenham as informações necessárias.
    • Monitoramento e Controle: Acompanhe o status das ordens de serviço em tempo real, possibilitando intervenções rápidas em caso de desvios ou imprevistos.

Exemplo Prático:

Situação: Um cliente solicita a instalação de um novo sistema de climatização em seu estabelecimento.

Passos:

Cadastro de Cliente: Caso o cliente não esteja cadastrado, cadastre o cliente. 

Cadastro da Ordem de Serviço:

      • Na Descrição, detalhe o tipo de serviço ou a identificação do serviço, ex: “Instalação”.
      • Defina a Quantidade como “1” (uma instalação).
      • Estabeleça a Data de Entrega acordada com o cliente.
      • Selecione o Cliente correspondente.
      • Adicione quaisquer Observações Gerais relevantes.
 
  1. Programação das Atividades:
    • Clique em Programar e reserve as etapas da instalação.
    • Selecione  o número do Grupo para fazer todas as atividades da “Instalação do Sistema X”, definindo a Sequência de execução das atividades e dos grupos e adicione Comentários, se necessário, em cada atividade.
  2.  
  3. Execução:
    • Clique em Executar para permitir que os recursos executem a ordem de serviço.
    • A equipe designada recebe notificações e inicia a execução conforme o cronograma.
 

Acompanhamento:

  • Utilize o sistema para monitorar o progresso e garantir que a instalação será concluída na data prevista.
 

Considerações Finais:

O Menu Ordens de Serviço é essencial para a gestão dos serviços prestados, permitindo um controle completo desde o cadastro até a conclusão das atividades. Ao utilizar este menu de forma eficaz, a empresa assegura:

    • Cumprimento de Prazos: Planejamento e monitoramento adequados evitam atrasos e aumentam a satisfação do cliente.
    • Alocação Otimizada de Recursos: A programação detalhada permite utilizar os recursos de forma eficiente, evitando sobrecargas ou ociosidade.
    • Qualidade na Execução: Informações claras e detalhadas garantem que a equipe entenda as expectativas e requisitos, entregando serviços de alta qualidade.
    • Melhoria Contínua: O acompanhamento e registro das ordens de serviço fornecem dados para análises futuras, permitindo identificar áreas de melhoria e otimização.

Ao integrar todas essas funcionalidades, o Menu Ordens de Serviço agrupa as ferramentas para gerenciar as demandas dos clientes, otimizar processos internos e impulsionar o sucesso operacional da empresa.

Prioridade

A prioridade em uma empresa de prestação de serviços refere-se ao grau de importância ou urgência que uma determinada Ordem de Serviço deve receber em relação às demais. Ela é essencial para organizar o fluxo de trabalho, auxiliando o gestor de serviços a alocar recursos, definir prazos e resolver conflitos entre múltiplas ordens de serviço.

No Gestor de Serviço, o menu Prioridades é uma ferramenta que ajuda a garantir que as tarefas mais críticas sejam realizadas primeiro, assegurando eficiência no uso dos recursos da empresa e aumentando a satisfação dos clientes.

Funcionalidades do Menu Prioridades:

    • Definir Níveis de Prioridade: Estabeleça a sequencia de prioridade entre as ordens de serviço, de acordo com critérios como urgência do cliente, impacto no negócio ou prazos legais.
    • Organização Automática: Nosso sistema organiza automaticamente as ordens de serviço com base na ordem de cadastro da ordem de serviço.
    • Alocação Eficiente de Recursos: Visualize as prioridades para direcionar recursos humanos e materiais de forma eficaz, atendendo primeiro às tarefas mais urgentes.
    • Resolução de Conflitos: Utilize a prioridade como critério objetivo para decidir qual ordem de serviço deve ser atendida primeiro em situações de conflito de agenda ou recursos limitados.
    • Ajuste Dinâmico de Prioridades: Altere as prioridades conforme necessário, respondendo rapidamente a mudanças nas demandas dos clientes ou nas condições operacionais.

Benefícios de Utilizar o Menu Prioridades:

    • Eficiência Operacional: Otimiza o uso dos recursos da empresa, reduzindo atrasos e aumentando a produtividade.
    • Melhoria na Tomada de Decisões: Fornece um critério claro para priorização, facilitando o planejamento e execução das atividades.
    • Aumento da Satisfação do Cliente: Atende prontamente às necessidades mais urgentes, fortalecendo o relacionamento com os clientes.
    • Flexibilidade e Adaptabilidade: Permite ajustes rápidos nas prioridades, mantendo a empresa ágil e responsiva às mudanças.

Exemplo Prático de Uso:

    • Cenário: Um cliente-chave solicita um serviço emergencial que precisa ser concluído o mais rápido possível.
    • Ação: No menu Prioridades, o gestor atribui uma prioridade alta à nova ordem de serviço.
    • Resultado: O sistema reorganiza automaticamente o cronograma, colocando a ordem de serviço emergencial à frente das demais. Os recursos são realocados para atender à demanda urgente, garantindo a conclusão rápida do serviço.

Considerações Finais:

Gerenciar eficientemente as prioridades das ordens de serviço é crucial para o sucesso operacional e para manter a competitividade no mercado de prestação de serviços. O menu Prioridades do nosso sistema foi desenvolvido para simplificar esse processo, fornecendo as ferramentas necessárias para que os gestores tomem decisões informadas e mantenham o fluxo de trabalho otimizado.

Ao utilizar o menu Prioridades, sua empresa pode:

    • Garantir o Cumprimento de Prazos: Assegurar que as tarefas mais urgentes sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
    • Melhorar a Alocação de Recursos: Direcionar esforços para onde são mais necessários, evitando ociosidade ou sobrecarga.
    • Minimizar Conflitos Internos: Reduzir disputas por recursos limitados ao estabelecer critérios claros de priorização.
    • Elevar a Qualidade do Serviço: Focar nas necessidades críticas dos clientes, aumentando a satisfação e fidelização.

 

O menu Prioridades é, portanto, uma ferramenta estratégica que contribui significativamente para a eficiência operacional, satisfação do cliente e sucesso contínuo da empresa no mercado competitivo de serviços.

Hora Extra ou Falta

O Cadastro de Hora Extra ou Falta é essencial no Gestor de Serviços para ajustar o planejamento das Ordens de Serviço conforme a disponibilidade dos recursos. Registrando horas extras e faltas, o sistema recalcula automaticamente as previsões de entrega, permitindo uma gestão proativa e eficiente. Isso resulta em melhor alocação de recursos, controle de custos e maior satisfação dos clientes, ao mesmo tempo em que assegura conformidade com as normas trabalhistas, impactando diretamente nas informações abaixo:
    • Registro de Horas Extras: Controle as horas extras trabalhadas pelos funcionários, colaboradores e terceirizados.
    • Gestão de Faltas: Registre ausências e justificativas, permitindo ajustes nos cronogramas e realocação de recursos quando necessário.
    • Impacto no Planejamento: Visualize como horas extras e faltas afetam os prazos das ordens de serviço e tome medidas proativas para manter o cronograma.
 

O cadastro de horas extras e faltas no Gestor de Serviços é um componente vital para a gestão eficaz das operações. Ao registrar essas informações de forma precisa e oportuna, a empresa pode:

    • Manter a Eficiência Operacional: Adaptar-se rapidamente a mudanças na disponibilidade de recursos, garantindo a continuidade dos serviços.
    • Melhorar o Planejamento: Prever necessidades futuras de recursos e ajustar planos de trabalho, evitando sobrecargas ou ociosidade.
    • Aumentar a Satisfação do Cliente: Cumprir prazos ou gerenciar expectativas de forma transparente, fortalecendo o relacionamento com o cliente.
    • Reduzir Custos: Identificar oportunidades para otimizar o uso de recursos e reduzir horas extras desnecessárias, controlando despesas operacionais.

 

Atender Solicitações

No contexto empresarial, as solicitações formais são realizados por funcionários ou departamentos a outros setores da organização para a execução de tarefas, fornecimento de recursos ou suporte em atividades específicas. Essas solicitações podem abranger uma ampla gama de demandas, tais como:

    • Requisição de Materiais: Solicitação de insumos, equipamentos ou suprimentos necessários para a realização de atividades.
    • Assistência Técnica: Pedidos de suporte em sistemas, equipamentos ou infraestrutura tecnológica.
    • Aprovação de Projetos: Encaminhamento de propostas para avaliação e aprovação por setores competentes.
    • Serviços de Manutenção: Solicitação de reparos ou manutenção preventiva em instalações ou equipamentos.
    • Suporte Administrativo: Pedidos de auxílio em processos administrativos, como documentação, agendamentos ou logística.
 

No Gestor de Serviços, o gerenciamento dessas solicitações é fundamental para promover a colaboração entre os setores, otimizar o fluxo de trabalho e alcançar os objetivos organizacionais.

Considerações Importantes
    • Notificações Automáticas: Garantem que os responsáveis estejam sempre cientes das novas solicitações, evitando atrasos no atendimento.
    • Responsabilidade: O sistema registra o setor encarregado de cada solicitação, promovendo responsabilidade e facilitando o acompanhamento do usuário solicitante.
    • Histórico e Relatórios: Mantém um registro de todas as solicitações feitas e atendidas, permitindo análises futuras e identificação de áreas que podem ser melhoradas.
    • Recebimento de Solicitações: Gerencie pedidos de solicitações  de clientes ou setores internos, registrando todas as informações necessárias.
    • Avaliação e Aprovação: Analise a viabilidade, recursos disponíveis e prazos antes de aprovar e converter solicitações em ordens de serviço formais.
    • Comunicação Integrada: Mantenha uma comunicação eficaz com os solicitantes, informando sobre o status das solicitações e quaisquer necessidades adicionais.

Lembretes

O Menu Lembrete é uma funcionalidade essencial no Gestor de Serviço que permite aos usuários criar registros para lembrar de ações prometidas aos clientes, como ligações, revisões ou outras tarefas relacionadas ao atendimento. Essa ferramenta auxilia no acompanhamento eficaz dos compromissos, garantindo que nenhuma atividade importante seja esquecida.

Como Funciona:

  • Criação de Lembretes: Para cada lembrete, é necessário especificar:
    • Data: A data em que a ação deve ser realizada.
    • Nome do Cliente: O cliente relacionado ao compromisso.
    • Descrição: Uma breve descrição da ação a ser executada, como “Retornar ligação para discussão de orçamento” ou “Agendar visita técnica para manutenção”.
    • Privacidade: Opção para definir se o lembrete é Privado ou Não Privado.
      • Privado: O lembrete será visível apenas para o usuário que o criou.
      • Não Privado: O lembrete será visível para outros usuários autorizados, facilitando o trabalho em equipe e o compartilhamento de responsabilidades.Notificações Automáticas:
      • O Gestor de Serviços enviará notificações sempre que você acessar o sistema, alertando sobre os lembretes pendentes.
      • As notificações garantem que você esteja ciente dos compromissos agendados, permitindo um gerenciamento proativo das tarefas.

Benefícios do Menu Lembrete:

    • Melhoria no Atendimento ao Cliente: Ao cumprir pontualmente as promessas feitas, a empresa demonstra profissionalismo e atenção aos clientes, aumentando a satisfação e a fidelização.
    • Organização e Produtividade: Centraliza todos os lembretes em um único local, facilitando o gerenciamento das tarefas diárias e a priorização de atividades.
    • Flexibilidade de Compartilhamento: A opção de definir lembretes como privados ou não permite que os usuários escolham entre gerenciar tarefas individuais ou compartilhar compromissos com a equipe.
        • Lembretes Privados: Ideais para compromissos pessoais ou tarefas individuais que não requerem a colaboração de outros membros da equipe.
        • Lembretes Não Privados: Facilitam o trabalho em equipe, permitindo que outros usuários vejam os lembretes e colaborem na realização das tarefas.
    • Redução de Esquecimentos: As notificações automáticas ajudam a evitar que tarefas importantes sejam negligenciadas, minimizando retrabalhos e possíveis insatisfações dos clientes.

Como Acessar e Utilizar o Menu Lembrete:

  1. Acesso ao Menu:
    • No menu Ordem de Serviço, selecione o menu Lembrete.
 
  1. Criar um Novo Lembrete:
    • Clique na opção para adicionar um novo lembrete.
    • Preencha os campos necessários:
      • Data: Escolha a data em que a ação deve ser realizada.
      • Nome do Cliente: Selecione o cliente relacionado ao lembrete.
      • Descrição: Insira uma breve descrição da ação a ser executada.
      • Privacidade: Selecione se o lembrete é Privado ou Não Privado.
  2. Gerenciamento de Lembretes:
    • Visualize a lista de lembretes pendentes e concluídos.
    • Exclua lembretes conforme necessário.
    • Marque lembretes como concluídos após a realização da tarefa.
  3. Recebimento de Notificações:
    • Ao acessar o sistema, você receberá notificações sobre os lembretes pendentes.
    • As notificações incluem informações sobre a privacidade do lembrete, garantindo que você esteja ciente dos compromissos individuais e colaborativos.

Exemplo Prático:

  • Situação 1: Lembrete Privado
    • Cenário:
      • Você precisa lembrar de enviar um relatório pessoal de desempenho ao seu supervisor até o dia 15 de novembro.
 
    • Ação:
      • Acesse o Menu Lembrete e crie um novo lembrete com a data “15/11”, sem associar a um cliente específico, insira a descrição “Enviar relatório de desempenho ao supervisor” e marque o lembrete como Privado.
 
    • Resultado:
      • O lembrete será visível apenas para você, e ao acessar o sistema, você receberá uma notificação sobre esse compromisso.
 
  • Situação 2: Lembrete Não Privado
    • Cenário: Você prometeu ao cliente Carlos Silva que sua equipe retornaria com um orçamento detalhado até o dia 10 de novembro.
    • Ação: Acesse o Menu Lembrete e crie um novo lembrete com a data “10/11”, selecione “Carlos Silva” como cliente, insira a descrição “Enviar orçamento detalhado”, e marque o lembrete como Não Privado.
    • Resultado: O lembrete será visível para outros membros da equipe, permitindo que todos colaborem para cumprir o compromisso com o cliente. Os membros autorizados receberão notificações sobre este lembrete.
 

Considerações Finais:

O Menu Lembrete aprimorado com a opção de definir a privacidade dos lembretes oferece maior flexibilidade e controle sobre o gerenciamento de tarefas e compromissos. Ao utilizar esta funcionalidade:

  • Personalização do Gerenciamento de Tarefas: Os usuários podem adaptar o sistema às suas necessidades individuais e às demandas do trabalho em equipe.
  • Colaboração Eficiente: Lembretes não privados promovem a colaboração entre os membros da equipe, assegurando que todos estejam alinhados nas ações a serem realizadas.
  • Confidencialidade: Lembretes privados garantem que informações sensíveis ou pessoais sejam gerenciadas de forma discreta.

Incorporar a opção de privacidade no Menu Lembrete contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, colaborativo e seguro, onde os usuários têm o controle sobre suas tarefas e informações, promovendo a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.

Menu Movimentação

O Menu Movimentação é uma funcionalidade central no sistema Gestor de Serviço, projetada para controlar e registrar todas as atividades operacionais em tempo real. Este menu permite que os usuários acompanhem de perto as operações diárias, garantindo produtividade, rastreabilidade e eficiência nos processos. Através dele, é possível gerenciar atividades, acessar relatórios detalhados e acompanhar solicitações, agrupando as ferramentas essenciais para a gestão das tarefas e recursos da empresa.

Principais Funcionalidades
1. Atividades
  • Registro de Atividades:
    • Permite que os funcionário, colaboradores e terceirizados registrem o início e término de suas tarefas, fornecendo dados sobre a duração e progresso das atividades.
    • Exibe informações tais como:  prioridade, cliente, atividade, comentários etc.
 
  • Monitoramento em Tempo Real:
    • Os gestores podem visualizar em tempo real quais atividades estão em andamento, quem está executando e o status de cada tarefa.
    • Facilita a identificação de possíveis atrasos ou gargalos nas atividades em tempo real.
2. Solicitações
  • Criação de Solicitações:
    • Os funcionários podem criar solicitações para outros setores diretamente no sistema, detalhando suas necessidades e especificações.
    • As solicitações podem envolver solicitações de materiais, suporte técnico, aprovação de projetos ou qualquer demanda que necessite de interação entre os setores.
  • Acompanhamento de Solicitações:
    • Permite o acompanhamento do status das solicitações feitas, desde a criação até o atendimento ou conclusão.
    • Notificações automáticas mantêm os responsáveis por atenderem as solicitações atualizados.
3. Relatórios de Atividades
  • Análise Detalhada:
    • Gera relatórios do usuário logado sobre as atividades realizadas, incluindo tempos de execução, recursos envolvidos e resultados obtidos.
    • Os relatórios podem ser filtrados intervalo de data e ordenado por  tipo de serviço, cliente etc,  permitindo análises personalizadas.

Atividades

O Menu Atividade é uma funcionalidade crucial no Gestor de Serviços, destinada a gerenciar de forma eficiente todas as atividades que compõem os serviços prestados aos clientes. Uma atividade é uma parte específica do serviço, atribuída a determinados recursos, que podem ser uma pessoa, um setor ou um equipamento. Essas atividades são detalhadas na Ordem de Serviço e estão vinculadas a um processo, a um tipo de serviço e possuem um tempo estimado para sua execução por cada recurso designado.

Principais Características

Detalhamento das Atividades:

    • Cada atividade é descrita na ordem de serviço, incluindo as tarefas a serem realizadas, os recursos necessários e o tempo previsto para sua conclusão.
    • As atividades estão associadas a um processo e a um tipo de serviço, o que facilita a padronização e o controle dos procedimentos internos.

Vinculação aos Recursos:

    • As atividades são designadas a recursos específicos, que podem ser funcionários, colaboradores e terceirizados, setores internos ou equipamentos especializados.
    • Essa atribuição permite uma alocação eficiente dos recursos disponíveis, garantindo que cada atividade seja executada pelo recurso mais adequado.

Gestão de Prioridades:

    • O Gestor de Serviço utiliza informações como prioridades das ordens de serviço para determinar quais atividades devem ser executadas primeiro.
    • O sistema avalia a urgência e importância de cada atividade, assegurando que os prazos acordados com os clientes sejam cumpridos.

Processo de Distribuição de Atividades

Planejamento Inicial:

    • Ao receber uma nova ordem de serviço, o gestor detalha todas as atividades necessárias para a conclusão do serviço.
    • São definidos os processos envolvidos, tipos de serviço, recursos necessários e tempos estimados para cada atividade.

Alocação de Recursos:

    • Os responsáveis por gerenciar os recursos acessam o sistema através do Menu Atividade para verificar as próximas atividades a serem realizadas.
    • O sistema, de forma inteligente, apresenta as atividades com maior prioridade, facilitando a tomada de decisão sobre qual tarefa executar em seguida.

Execução das Atividades:

    • Os recursos iniciam a execução das atividades, registrando o progresso e atualizando o sistema conforme as atividades são concluídas.
    • O acompanhamento em tempo real permite ajustes rápidos caso sejam identificados desvios em relação ao planejamento.

Monitoramento e Controle:

    • O Gestor de Serviço monitora o andamento das atividades, verificando o cumprimento dos prazos e a eficiência dos recursos alocados.
    • O sistema fornece relatórios e indicadores que auxiliam na identificação de gargalos e na implementação de melhorias contínuas.

As atividades podem vir cadastradas com o Checklist para verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços, incluindo formulários de controle de qualidade e auditorias. Isso assegura o cumprimento dos padrões estabelecidos, facilita a detecção de não conformidades e promove a melhoria contínua.

O Checklist  fornece verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços conforme exemplos abaixo:

  • Criar lista de verificação personalizadas.
  • Associar checklists às atividades dentro de uma ordem de serviço.
  • Implementação de ações corretivas a partir dos resultados.

Relatório de Atividades

O Relatório de Atividades é uma funcionalidade essencial no Gestor de Serviços, que fornece um registro detalhado das atividades executadas pelo usuário logado dentro de um intervalo de datas específico. Este relatório permite que o usuário revise todas as tarefas realizadas, fornecendo transparência e controle sobre o trabalho desempenhado.

Principais Características

    • Registro Detalhado: Apresenta informações precisas sobre cada atividade, incluindo a data e o horário de início e término. Isso possibilita um acompanhamento minucioso do tempo dedicado a cada tarefa.

    • Visualização Personalizada: O usuário pode filtrar as atividades por períodos específicos, facilitando a análise de desempenho em diferentes intervalos de tempo.

    • Histórico de Atividades: Mantém um histórico organizado das tarefas executadas, permitindo que o usuário consulte atividades passadas sempre que necessário.

Benefícios do Relatório de Atividades

    • Autogestão: Auxilia o usuário a gerenciar melhor seu tempo e prioridades, identificando quanto tempo é gasto em cada atividade.

    • Análise de Produtividade: Possibilita a avaliação da eficiência pessoal, ajudando a identificar áreas que podem ser otimizadas para melhorar a produtividade.

    • Transparência: Promove a transparência nas operações, permitindo que o usuário tenha um registro claro de suas contribuições e responsabilidades.

    • Planejamento: As informações fornecidas pelo relatório ajudam no planejamento futuro, permitindo uma melhor alocação de tempo e recursos.

Considerações Finais

O Relatório de Atividades é uma ferramenta poderosa para o autogerenciamento e a melhoria contínua do desempenho profissional. Ao proporcionar uma visão clara das atividades realizadas e do tempo dedicado a cada uma, o usuário pode:

    • Melhorar a Produtividade: Identificar e eliminar desperdícios de tempo.

    • Aprimorar o Planejamento: Alinhar melhor as tarefas diárias com os objetivos de curto e longo prazo.

    • Demonstrar Valor: Fornecer evidências concretas de seu trabalho e contribuições para a equipe e a organização.

Utilizar o Relatório de Atividades regularmente ajuda a manter-se organizado, focado e comprometido com a excelência profissional, contribuindo para o sucesso individual e da empresa como um todo.

Solicitações

Utilize ferramentas de Checklist para verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços, incluindo formulários de controle de qualidade e auditorias. Isso assegura o cumprimento dos padrões estabelecidos, facilita a detecção de não conformidades e promove a melhoria contínua.

O Checklist  fornece verificação e garantia da qualidade e conformidade dos processos e serviços conforme exemplos abaixo:

    • Criar lista de verificação personalizadas.
    • Associar checklists às atividades dentro de uma ordem de serviço.
    • Implementação de ações corretivas a partir dos resultados.